COMPASS MAGAZINE #10
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DIE NUTZUNG PRIVATER GERÄTE „Bring your own device“ setzt sich weltweit in immer mehr Firmen durch

Unternehmen auf der ganzen Welt begrüßen die Strategie „Bring your own device“ (BYOD), bei der Mitarbeitern der Zugriff auf unternehmensinterne IT-Systeme mit ihren privaten Endgeräten ermöglicht wird. Das Ziel ist, den Zugang zu Informationen zu verbessern, die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Produktivität zu steigern. Doch während einige Firmen die Früchte ernten, zahlen andere einen hohen Preis dafür.

Nachdem das BYOD-Phänomen von David Willis, Vizepräsident der US-amerikanischen Beratungsfirma Gartner, als „die seit Jahrzehnten radikalste Veränderung für die Wirtschaft und die Kultur des Client-Computings im Geschäftsleben“ gepriesen wurde, machen es sich Unternehmen weltweit zu eigen.

„Heute besitzen mehr als 70% der globalen Unternehmen eine BYOD-Richtlinie, die den eingeschränkten Zugriff auf betriebseigene Systeme mit privaten Geräten erlaubt“, sagt Willis. „Bis 2017 wird es mehr Mitarbeiter geben, die über ihre privaten Geräte auf die IT-Systeme ihrer Arbeitgeber zugreifen, als solche, die betriebseigene Geräte nutzen.“

Es ist ganz klar, warum BYOD so populär wurde. „Es kann doch nur positiv sein, wenn man den Mitarbeitern ermöglicht, Geräte zu nutzen, mit denen sie vertraut sind – sie können dadurch die Produktivität, die sie im Privatleben erworben haben, auf ihr Berufsleben übertragen“, sagt Marcus Lane, Leiter des Produktmarketings für Enterprise Mobility Management beim multinationalen IT-Unternehmen Dell. „Darüber hinaus festigt eine Firma, die die BYOD-Strategie verfolgt, ihren Ruf als flexibles, aufstrebendes Unternehmen. Das ist wichtig, wenn man bedenkt, dass heutzutage viele potenzielle Arbeitnehmer die Unternehmen anhand der dort eingesetzten Technologien bewerten.“

Jedoch fand CompTIA, ein gemeinnütziger IT-Branchenverband in den USA, in einer Online-Umfrage heraus, dass 53% der Privatunternehmen in den Vereinigten Staaten BYOD nicht erlauben; dieser Wert war 2013 mit 34% noch deutlich geringer. Von den 375 befragten IT-Fachleuten sagten nur 7%, dass sie sämtliche private Geräte zuließen und diese außerhalb der Verantwortung des Unternehmens lägen.

EIN TYPISCHES BEISPIEL

Der in den Bereichen Stahl, Energie, Infrastruktur und Dienstleistungen tätige globale Mischkonzern Essar mit Hauptsitz in Mumbai, Indien, befindet sich auf der vierten Stufe seiner BYOD-Initiative. „Das Durchschnittsalter unserer Mitarbeiter beträgt 26–30 Jahre, und sie alle schätzen es sehr, das von ihnen gewünschte Gerät nutzen zu können“, sagt Jayantha Prabhu, Chief Technology Officer beim Konzern Essar mit Niederlassungen in 29 Ländern und über 60.000 Mitarbeitern.

„Da sie ihre Geräte schon gut beherrschen, brauchen sie weniger Hilfe von unserem technischen Supportteam“, fügt Prabhu hinzu. „Die Nutzer besitzen bei der Auswahl beruflicher und privater Endgeräte maximale Flexibilität, weil beides dasselbe ist. Als Unternehmen profitieren wir von einer agileren Belegschaft. Reise-, Umzugs- und Bürokosten sind ebenfalls gesunken.“

Die nationale Fluggesellschaft Irlands, Aer Lingus, verzeichnet durch die Einführung von BYOD ebenfalls große Erfolge. „Durch eine effektive BYOD-Strategie wurde der Geschäftsbetrieb von Aer Lingus umgekrempelt“, sagt Patrick Irwin, EMEA Field Product Marketing Manager bei Citrix Systems, einem US-amerikanischen Softwareunternehmen und Provider von Aer Lingus. „Das Unternehmen hatte 4.000 Mitarbeiter, die zuvor stets zu einem Terminal oder in ein Büro gehen mussten, um an Informationen zu gelangen. Nun kann das Personal dank BYOD sicher und flexibel zu jeder Zeit, von überall und von jedem Gerät auf Informationen zugreifen. Dadurch können die Aer Lingus Mitarbeiter ihre Kunden in allen Geschäftsbereichen, von der Gepäckaufgabe bis ins Cockpit, besser betreuen. Die Effizienz verbesserte sich, und es heben mehr Flugzeuge pünktlich ab.“

ZU GUT, UM WAHR ZU SEIN?

Trotz der Ausbreitung des BYOD-Phänomens läuft in der Praxis nicht alles wie am Schnürchen. Während die Aussicht auf geringere Kosten für viele Unternehmen verlockend erscheint, stellten sie doch in der Realität fest, dass BYOD langfristig teurer ist, erklärt David Schofield, Partner in der Telekommunikationsfirma Network Sourcing Advisors in Atlanta. „Vor Kurzem mussten wir einem Technologieunternehmen mit 600 Angestellten helfen, das sein Budget im ersten Jahr des BYOD-Programms um 300.000 US-Dollar überschritten hatte“, sagt Schofield. „Wenn man überlegt, wie diese 300.000 US-Dollar zustande kommen, kann man es auf rund 41 US-Dollar pro Anschluss und Monat herunterrechnen. Das ist ziemlich viel.“

Teil des Problems sei laut Schofield das Konzept, mit dem das Unternehmen die Mitarbeiter beim Gerätekauf unterstützte. „Der Kunde zahlte eine Pauschale, die mehr als doppelt so hoch war, wie ein unternehmenseigenes Gerät gekostet hätte“, sagt er. „Mit einem Firmenvertrag hätte das Gerät sogar kostenlos sein können. Außerdem hatte das Unternehmen ein Verwaltungssystem für Mobilgeräte erworben, das nicht kosteneffizient war. Letzten Endes mussten die Techniker anstelle von zwei Gerätearten mit demselben Betriebssystem eine Vielzahl unterschiedlicher Betriebssysteme und Geräte einbinden, die alle ihre Eigenheiten bei der Verknüpfung mit dem gemeinsamen System aufwiesen.

“Die Sicherheitsaspekte einer solchen Initiative effektiv zu verwalten, ist nicht einfach. Nach Aussage von Dell haben schon 50% seiner Kunden mit BYOD-Richtlinien einen Sicherheitsverstoß erlebt. „Die Sicherheit ist ohne Frage die größte Herausforderung bei der Umsetzung einer BYOD-Initiative“, sagt Lane. „Es ist wichtig, Unternehmensdaten zu schützen, um einen Sicherheitsverstoß zu vermeiden, der einem Unternehmen mit sensiblen Informationen enormen Schaden zufügen könnte.“

„Es ist extrem wichtig, die Daten zu verschlüsseln“, sagt Irwin. „Unternehmen müssen in der Lage sein, Firmendaten löschen zu können, wenn beispielsweise ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird.“

Während die Sicherheit von höchster Bedeutung ist, müssen Unternehmen, die eine BYOD-Initiative umsetzen, ihren Mitarbeitern auch versichern, dass sie auf keine persönlichen Daten zugreifen werden, die auf den privaten Geräten gespeichert sind. Laut Gartners Bericht „Predicts 2014: Mobile and Wireless“ wird bis 2016 eine von fünf BYOD-Initiativen aufgrund von Datenschutzbedenken scheitern.

„Ein geplanter Vorteil von BYOD soll es sein, dass Mitarbeiter nur noch ein Gerät bei sich tragen müssen“, sagt Schofield. „Aber wir haben herausgefunden, dass die meisten Angestellten weiterhin zwei Geräte haben, weil sie befürchten, dass das Unternehmen nicht nur auf ihre privaten Daten zugreift, sondern diese sogar verlieren oder löschen könnte.“

WIE MACHT MAN ES RICHTIG?

Die richtige Balance zwischen Sicherheit und Flexibilität zu finden ist wesentlich für den Erfolg. „Die Sicherheit von Firmendaten und die Datenschutzbedenken der Mitarbeiter sind berechtigte Sorgen, die sich aber mit den entsprechenden Richtlinien und Tools auflösen lassen“, sagt Willis. „Am wichtigsten ist, dass in der Richtlinie ganz klar die Rechte von Mitarbeiter und Arbeitgeber dargelegt sind und dass der Arbeitgeber die hohen Standards der Richtlinie einhält. Falls ein Mitarbeiter von BYOD keinen Gebrauch machen möchte, sollte ihm dies gewährt werden und der Arbeitgeber sollte ihm dann im Bedarfsfall ein Gerät zur Verfügung stellen.“

Es werde empfohlen, bei BYOD mehrere Schutzwälle einzubauen, sagt Lane. „Wir gehen so vor, dass wir über eine mobile App eine Software installieren, die eine geschlossene Plattform, einen sogenannten „Walled Garden“, für den Zugriff auf Firmendaten erzeugt. Die Mitarbeiter geben ein Passwort ein, um in die Arbeitsumgebung zu gelangen, die vom Unternehmen kontrolliert und verwaltet wird. Alles außerhalb davon ist privat – darauf hat das Unternehmen keinen Zugriff. Diese klare Trennung vorzunehmen ist unerlässlich.“

DIE ZUKUNFT VON BYOD

Insgesamt glaubt Irwin von Citrix, dass es für BYOD nur einen Weg gibt.

„Schauen Sie sich um und Sie sehen, dass sehr viele Menschen ihre Mobilgeräte mit zur Arbeit nehmen – überall, in fast jedem Unternehmen“, sagt er. „Unternehmen glauben vielleicht, sie könnten BYOD vermeiden. Aber Fakt ist, dass sie damit ihre Firma einem Risiko aussetzen. Man kommt nicht drumherum – es ist für die Geschäftswelt von heute unerlässlich. Und alle, die das System umsetzen und zu ihrem Vorteil nutzen, werden die Früchte ernten.“

„ALLE, DIE DAS [BYOD-]SYSTEM UMSETZEN UND ZU IHREM VORTEIL NUTZEN, WERDEN DIE FRÜCHTE ERNTEN.“

PATRICK IRWIN EMEA FIELD PRODUCT MARKETING MANAGER, CITRIX

Willis vermutet sogar, dass vorausschauende Unternehmen BYOD einsetzen werden, um sich von anderen abzuheben und ein höheres Maß an Effizienz zu erreichen. „Es besteht die Möglichkeit, neue Apps hinzuzufügen, die von allen Mitarbeitern genutzt werden können“, sagt er. „Beispielsweise werden Kollaborationstools, wie ein sicheres System zur Dateisynchronisation oder zum Teilen von Inhalten, die Produktivität von Gruppen steigen lassen. Heutzutage nutzen die Menschen ihre mobilen Geräte im Geschäftsleben viel häufiger als in der PC-Ära. Wir stehen erst am Anfang.“

Schofield ist jedoch nicht so zuversichtlich. Er glaubt, dass Unternehmen vorsichtig vorgehen müssen, um kein Minus zu machen. „Wenn in den Unternehmen die Konsumerisierung von drahtlosen Diensten so weitergeht, stehen wir vor einer Abwärtsspirale“, meint er. „Anbieter machen ihr Geschäft dadurch, dass sie Geräte zum vollen Preis verkaufen und damit niedrigere langfristige Monatsbeträge subventionieren. Geht das Gerät kaputt, verdoppelt sich der von ihm generierte Gewinn, denn ohne Gerät ist ja keine Kommunikation möglich.“

von Lindsay James Zurück zum Seitenbeginn