LIDERAZGO EN EDUCACIÓN La comunidad educativa aplica procesos del mundo empresarial para ofrecer mejores servicios a los estudiantes

Instituciones educativas de todo el mundo se han visto obligadas a aumentar la eficiencia y el control de costes proporcionando simultáneamente a profesores y estudiantes los recursos y el apoyo que necesitan para lograr sus objetivos. Por ello, cada vez son más las universidades que están adoptando procesos y recursos en un principio desarrollados para el ámbito empresarial.

Al igual que las empresas, las instituciones educativas tienen un objetivo, que es satisfacer las necesidades de sus clientes, en este caso los alumnos (que necesitan recibir una buena educación para progresar en la vida) y la sociedad (que necesita ciudadanos cultos).

«Aunque las universidades sean autónomas, deben desarrollar procedimientos y realizar acciones para satisfacer las expectativas de sus clientes», afirman Mihaela Drăgan, Diana Ivana y Raluca Arba, de la Universidad Babeş-Bolyai de Rumanía, en un artículo para la XXI Conferencia Económica Internacional celebrada en Sibiu (Rumanía). «Para aumentar la satisfacción de los estudiantes y licenciados y mantenerse competitivas, las universidades deberían gestionar sus procesos de una forma parecida a la de las empresas».

Al parecer, el mensaje ha tocado más de una fibra sensible. La empresa de estudios de mercado estadounidense Gartner, por ejemplo, predice que el gasto en tecnología del sector de la educación superior en todo el mundo aumentará un 1,2 % en 2016, hasta alcanzar los 38 200 millones de dólares; asimismo, en su lista de las diez principales recomendaciones para los directores de sistemas de las instituciones de educación superior, los análisis predictivos ocupan el segundo lugar. Gartner observa que las principales instituciones de educación superior pasado de centrarse en la reducción de costes y en mejorar la eficiencia a aumentar la ventaja competitiva y aplicar modelos empresariales emergentes.

«La educación superior se sigue considerando un sector conservador y poco amante de los cambios, de modo que la mayoría de las innovaciones proceden de ámbitos de TI externos al sector», afirma Jan-Martin Lowendahl, vicepresidente y analista de Gartner, en una nota de prensa sobre sus conclusiones. «Sin embargo, solo es cuestión de tiempo que todas estas innovaciones lleguen a la institución y, en última instancia, a su director de sistemas».

PREDICCIONES SOBRE EDUCACIÓN

Son muchas las empresas de diferentes sectores que utilizan el big data para obtener información muy precisa sobre sus mercados y clientes, y sobre el éxito de sus productos. Ahora los profesionales de la educación también utilizan el big data para saber cómo pueden ofrecer un servicio del máximo nivel a sus alumnos.

«Todas las instituciones educativas recopilan grandes cantidades de información sobre sus estudiantes, pero hasta ahora lo que hacíamos era utilizarla de forma reactiva», explica Param Bedi, vicepresidente de Tecnología de la Información y Biblioteca de la Universidad Bucknell, de Lewisburg (Pensilvania, EE. UU.).

«Ahora esta información nos sirve para realizar análisis predictivos e identificar aquellas cuestiones en las que debemos centrarnos, lo que nos permite tomar decisiones basadas en la información».

«[ESTA HERRAMIENTA] NOS AYUDA A GARANTIZAR QUE EL PROFESORADO NO DÉ CLASE A GRUPOS DEMASIADO GRANDES NI IMPARTA DEMASIADOS CURSOS A LA VEZ».

BRIAN BLODGETT VICEPRESIDENTE ASOCIADO DE PLANIFICACIÓN DE AMERICAN PUBLIC UNIVERSITY SYSTEM

En el 2015, la Universidad de Bucknell analizó los datos de los alumnos en un periodo de cinco años e identificó factores con los que predecir mejor el éxito y el compromiso de sus estudiantes. El objetivo del estudio era aumentar el índice de retención de los alumnos entre el primer y el segundo año de carrera, ya de por sí elevado.

«Cuando admitimos a los alumnos, debemos asegurarnos de proporcionarles el entorno adecuado para que su paso por la universidad sea un éxito», añade Bedi. «En la mayoría de las universidades, la mayor pérdida de alumnos se produce entre el primer y el segundo año. Al observar los datos de preinscripción y del primer semestre de nuestros alumnos de primer y segundo año, pudimos identificar determinados factores que hacen que un alumno decida colgar los estudios. Esto nos permite tomar decisiones basadas en los datos y aplicar procesos, programas y acciones concretas con el objetivo de retener a dichos estudiantes».

El proyecto se está implantando en el grupo de alumnos que empieza en el primer semestre del curso 2016-17 y Bedi confía en que sea un éxito. «En Bucknell, el índice de retención entre el primer y el segundo año es de un 93 %, pero queremos alcanzar el 97 %», asegura Bedi.

«Se trata de un proceso a largo plazo, y sabremos si funciona en el próximo censo (septiembre de 2017), cuando analicemos los datos de retención. Pero hemos creado un buen modelo predictivo basado en nuestros análisis de los datos y en un exhaustivo servicio de consultoría. Colaboraremos con grupos de docentes y otros agentes implicados para ver qué tipo de medidas podemos poner en marcha para estos alumnos».

«Todas las instituciones educativas recopilan grandes cantidades de información sobre sus estudiantes, pero hasta ahora lo que hacíamos era utilizarla de forma reactiva».

PARAM BEDI VICEPRESIDENTE DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD BUCKNELL

PLANIFICACIÓN DE ÉXITO

Establecer una planificación eficiente —que es algo que dominan muchas empresas— es un reto especialmente difícil para los centros educativos que ofertan cientos de cursos. American Public University System (APUS) ofrece cursos online, con sesiones que empiezan cada mes durante todo el año. Muchos de estos cursos tienen varias secciones que se imparten de forma simultánea, y cada una de estas secciones se puede asignar a una o más facultades.

Durante muchos años, todo lo planificaban manualmente los más de 40 directores de programa de la institución. A partir de 2013, APUS empezó a trabajar con una empresa de software de optimización de planificación, programación y cadenas de suministro con sede en los Países Bajos y EE. UU. para implementar un sistema automático de armonización y planificación de cursos (ACSB).

«El objetivo del ACSB era simplificar el proceso de planificación de los cursos para poderlo ampliar fácilmente, eliminar sobrecostes, garantizar que los alumnos se pudieran matricular en cualquier sección, optimizar la programación del personal docente y estandarizar los procesos de planificación», explica Brian Blodgett, vicepresidente asociado de Planificación de APUS. «El objetivo de la herramienta es automatizar el proceso de planificación para reducir las tareas administrativas de los directores de programas y facilitar la ampliación de los procesos. La planificación manual de la actividad docente no es una práctica empresarial sostenible».

El sistema ACSB se puso en marcha en marzo de 2013, de la mano de un equipo de solo tres personas. Ahora APUS puede desarrollar la planificación anual para equilibrar el número de estudiantes por profesor y los cursos durante todo el año, optimizando al mismo tiempo la asignación de cursos al personal docente.

«Optimizar las horas del personal docente a tiempo completo a lo largo de todo el año nos ayuda a controlar mucho mejor nuestros costes en salarios a tiempo parcial y completo», añade Blodgett. «Con una herramienta automática también podemos estandarizar las estrategias de planificación y seguir siempre las prácticas recomendadas. Por ejemplo, nos ayuda a garantizar que el profesorado no dé clase a grupos demasiado grandes ni imparta demasiados cursos a la vez».

CAMBIO CULTURAL

En un mundo digital totalmente conectado, los procesos basados en datos están cambiando las expectativas tanto de alumnos como de profesores. Por ejemplo, cuando la Universidad Nacional de Australia (ANU) implantó una solución de software de IBM Business Analytics para recopilar, verificar, analizar y presentar la información que antes se almacenaba en 30 sistemas informáticos distintos, observó una evolución en los temas de los que hablaba el personal docente.

«El cambio más importante es el cultural», aseguró Chris Grange, director ejecutivo de Administración y Planificación de la Universidad Nacional de Australia, en un caso de éxito de IBM sobre el proyecto. «Utilizando los datos para ofrecer nuevas opciones a la gente hemos conseguido hablar menos de números y más sobre cómo lograr los objetivos de la universidad».

«LA TERMINOLOGÍA EMPRESARIAL (COMO LA EXPRESIÓN ‘EXPERIENCIA DEL CLIENTE’) EMPIEZA A GANAR TERRENO EN EL SECTOR EDUCATIVO».

SHEILA MACNEILL PROFESORA DE APRENDIZAJE DIGITAL DE LA UNIVERSIDAD CALEDONIAN DE GLASGOW

Sheila MacNeill, profesora de Aprendizaje Digital de la Universidad Caledonian de Glasgow (Escocia), ha observado que las expectativas de los alumnos en el uso de estos datos y el lenguaje que utilizan los docentes se acercan cada vez más al ámbito empresarial.

«La terminología empresarial (como la expresión ‘experiencia del cliente’) empieza a ganar terreno en el sector educativo», afirma MacNeill. «Los estudiantes ya están familiarizados con los datos, evaluaciones e indicadores que se utilizan en los medios sociales o páginas web de las tiendas online. Esta tendencia todavía no ha cuajado del todo en el ámbito educativo, pero va en aumento».

MacNeill observa que los procesos empresariales pueden ayudar a las instituciones educativas a sacar el máximo provecho de los datos, pero advierte que es necesario hacerlo con rigor y de forma ética.

«A medida que la tecnología va penetrando en el ámbito de la enseñanza, debemos ser muy claros y coherentes en el modo en el que utilizamos los datos y aplicar un sistema que garantice su anonimato», añade MacNeill. «Al profesorado se le abre una oportunidad enorme para entender mejor los procesos empresariales y el funcionamiento de los datos, pero todavía queda mucho por hacer para definir la información clave que queremos obtener a partir de estos datos». ◆

por Jacqui Griffiths Ir arriba
por Jacqui Griffiths

Para más información:
http://3ds.one/APUS